Wer macht was
Die Grenze verläuft nicht zwischen „einfach" und „schwer", sondern zwischen „aus der Datei ableitbar" und „nur inhaltlich entscheidbar". Alles Erste macht die Maschine, alles Zweite bleibt bei dir.
PDF-Dokumente prüfen und barrierefrei machen
Wave Docs prüft PDFs gegen PDF/UA-1 und baut fehlende Struktur automatisch nach: Tags, Lesereihenfolge, Überschriften, Listen, Tabellen, Sprache und Titel. Was ein Mensch entscheiden muss, sagt das Werkzeug – und behauptet nicht, es selbst zu wissen. Als Reiter im Plugin Wave Access und als Web-App ohne WordPress. Prüfen kostet nichts; bezahlt wird nur, was aufbereitet wird.
Wave Docs erscheint geradeEhrlich gesagt: Der Dienst läuft, die Oberfläche noch nicht überall. Prüfung und Aufbereitung arbeiten auf unserem Server im Wirkbetrieb; der Reiter im Plugin Wave Access kommt mit dem nächsten Release, die Web-App ohne WordPress kurz danach. Seitenpakete kann man heute noch nicht kaufen. Die Preise stehen hier, damit du planen kannst – nicht damit du etwas bestellst, das du noch nicht bekommst. Wenn du früher einsteigen willst, schreib uns; wir nehmen dich in die Testrunde.
PDFs auf der Website sind mitgemeint
Das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz beschreibt die Anforderungen nicht selbst, sondern verweist auf die harmonisierte Norm EN 301 549. Für herunterladbare Dokumente ist dort Abschnitt 10 zuständig – so ordnet es auch die Bundesfachstelle Barrierefreiheit ein. Inhaltlich steht dort nichts Exotisches: Es gilt WCAG 2.1 auf Stufe AA, nur angewendet auf das Dokument selbst statt auf die Seite drumherum. Ein PDF im Downloadbereich ist also kein Anhang, für den mildere Regeln gelten.
Die barrierefreie HTML-Fassung daneben ersetzt das PDF nichtEin verbreiteter Rat lautet: Stell den Inhalt zusätzlich als barrierefreie Webseite bereit, dann darf das PDF bleiben, wie es ist. Für Webseiten trägt dieser Gedanke – Kapitel 9.6 der EN 301 549 kennt die „konforme Alternativversion". Kapitel 10 für herunterladbare Dokumente übernimmt diese Klausel aber nicht. Wer sich darauf verlässt, verlässt sich auf eine Regel, die für Dokumente nicht geschrieben wurde. Das PDF selbst muss stimmen.
Bestandsschutz: Was vorher da war, darf bleiben
§ 1 Abs. 4 BFSG nimmt Bürodokumente aus, die vor dem 28. Juni 2025 veröffentlicht wurden – solange sie unverändert bleiben. Sobald du eine Seite austauschst, eine Preisliste aktualisierst oder das PDF neu exportierst, ist es ein neues Dokument, und die Ausnahme fällt weg. Für öffentliche Stellen gilt derselbe Gedanke mit dem älteren Datum 23. September 2018. Praktisch heißt das: Der Altbestand ist keine Baustelle, alles Neue schon.
Wie es tatsächlich aussieht
Allyant hat für den PDF Accessibility Index (März 2026) rund 645.000 PDFs auf über 770 Websites geprüft. 94,75 Prozent davon waren nicht barrierefrei. Das ist kein Nischenproblem einzelner Nachlässiger, das ist der Normalfall – und der Grund, warum diese Arbeit fast überall noch ansteht.
In vier Schritten – und der vierte gehört dir
Der Ablauf ist bewusst so gebaut, dass am Ende ein Mensch zustimmt. Alles davor nimmt dir die Fleißarbeit ab.
1. Prüfen
Datei rein, Bericht raus. veraPDF validiert gegen das Profil PDF/UA-1, dazu kommt eine Layout-Analyse: Wo fehlen Struktur-Tags, wo ist die Lesereihenfolge unklar, welche Bilder haben keinen Alternativtext, ist überhaupt eine Textebene vorhanden. Jeder Befund nennt die Stelle und den nötigen Schritt. Das Prüfen kostet nichts und verbraucht kein Guthaben.
2. Aufbereiten
Die Engine baut die Struktur neu auf: Tags, Lesereihenfolge, Überschriften, Listen, Tabellen mit Kopfzellen, Dokumentsprache, Dokumenttitel, Fenstertitel, Artefakte für Kopf- und Fußzeilen. Für Bilder ohne Alternativtext macht die KI einen Vorschlag – als Vorschlag, nicht als Ergebnis. Danach läuft veraPDF ein zweites Mal, und du siehst schwarz auf weiß, was der Durchgang gebracht hat.
3. Nachkontrolle
Jeder Lauf liefert eine Liste der Punkte, die ein Mensch ansehen muss – nicht als Kleingedrucktes, sondern als Arbeitsliste: die vorgeschlagenen Alternativtexte, die Überschriftenebenen (die Einstufung ist geraten), Tabellenköpfe und verbundene Zellen, die Lesereihenfolge auf mehrspaltigen Seiten.
4. Freigeben
Bis zur Freigabe heißt das Ergebnis „maschinell, ungeprüft". Erst dein Klick macht daraus „geprüft". Das ist keine Förmelei: 45 der 136 Bedingungen des Matterhorn-Protokolls lassen sich maschinell überhaupt nicht entscheiden. Ein Werkzeug, das trotzdem „bestanden" meldet, sagt etwas, das es nicht wissen kann.
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Automatisch
Das nimmt dir Wave Docs ab
- Struktur-Tags für ungetaggte Dokumente
- Lesereihenfolge
- Überschriften und Listen
- Tabellen: Kopfzellen der ersten Zeile, wenn noch keine gesetzt sind
- Dokumentsprache
- Dokumenttitel und Fenstertitel
- Artefakte für Kopf- und Fußzeilen
- Alternativtext-Vorschläge per KI
Bei dir
Das kann nur ein Mensch
- Alternativtexte inhaltlich freigeben
- Diagramme und Schaubilder beschreiben
- Beschriftungen von Formularfeldern
- Farbkontraste im Layout
- Verbundene Tabellenzellen richtig zuordnen
- Lesereihenfolge in mehrspaltigen Layouts bestätigen
Zwei Zustände, kein ZwischendingEin Dokument ist bei uns entweder „maschinell, ungeprüft" oder „geprüft nach Freigabe". Es gibt keine Anzeige, die ein automatisch aufbereitetes PDF als barrierefrei ausgibt. Wir wissen, dass das unbequemer klingt als „PDF barrierefrei per Knopfdruck" – aber es ist die einzige Auskunft, die stimmt.
Wie geprüft wird
- veraPDF, Profil PDF/UA-1: das Referenzwerkzeug für die Norm – nicht unsere eigene Auslegung. Der Bericht nennt Regel, Klausel und Zahl der fehlgeschlagenen Prüfungen.
- Layout-Analyse zusätzlich: Überschriften, Listen und Tabellen werden aus dem Seitenbild erkannt, damit auch völlig ungetaggte Dokumente eine sinnvolle Struktur bekommen.
- Verarbeitung in Deutschland: Prüfung und Aufbereitung laufen auf einem Server in Deutschland.
- Löschung nach 14 Tagen: Ergebnisse und Zwischendateien werden automatisch entfernt.
- Grenzen je Auftrag: bis 300 Seiten je Dokument, bis 40 MB je Datei.
Ein Beispiel, keine ZusageEin sechsseitiges PDF ohne jede Tag-Struktur – der klassische Export aus einem Layoutprogramm – ging mit 611 fehlerhaften PDF/UA-Prüfungen in die Aufbereitung und kam mit 0 heraus; veraPDF meldete die Datei als PDF/UA-1 bestanden. Verarbeitungszeit rund zwölf Sekunden. Das ist ein günstiger Fall: wenig Seiten, einspaltiges Layout, keine Formulare, keine verschachtelten Tabellen. Bei Formularen, verbundenen Tabellenzellen oder mehrspaltigen Seiten fällt die Bilanz schlechter aus. Als Erwartung taugt die Zahl nicht – als Beleg dafür, dass die Aufbereitung wirklich etwas tut, schon.
Preise
Prüfen kostet nichts. Bericht, Bewertung und Fehlerliste bekommst du, ohne Guthaben zu verbrauchen – du kannst also erst sehen, wie es um deine Dokumente steht, und dann entscheiden. Abgerechnet wird je aufbereiteter Seite. Eine Seite, die durch die Aufbereitung läuft, zählt einmal; Korrekturen an Alternativtexten und Überschriften kosten nichts extra.
250 Seiten
19,90 €
rund 8 Cent je Seite
1.000 Seiten
59 €
knapp 6 Cent je Seite
5.000 Seiten
199 €
rund 4 Cent je Seite
Preise Stand Juli 2026, netto zzgl. Umsatzsteuer. Seitenpakete sind noch nicht bestellbar – sie kommen mit dem nächsten Plugin-Release. Bis dahin: Anfrage stellen oder kurz schreiben.
In den Wave-Access-Tarifen enthalten
- Free: 10 Seiten einmalig
- Pro: 50 Seiten je Monat
- Pro AI: 300 Seiten je Monat
- Agency: 1.500 Seiten je Monat
Wave Docs wird ein Reiter in Wave Access. Wer das Plugin schon einsetzt, bekommt das Seitenkontingent mit dem Update – ohne Zusatzbestellung.
Wave Access ansehen →Häufige Fragen
Ist mein PDF nach der Aufbereitung barrierefrei?
Es erfüllt danach die maschinell prüfbaren Bedingungen von PDF/UA-1 – das zeigt die Nachprüfung mit veraPDF. Barrierefrei ist es, wenn du die Nachkontrolle gemacht und das Dokument freigegeben hast. Diese Reihenfolge lässt sich nicht abkürzen, und wir behaupten auch nicht, dass wir sie abkürzen.
Reicht es nicht, den Inhalt zusätzlich als barrierefreie Webseite bereitzustellen?
Für Webseiten kennt die EN 301 549 in Kapitel 9.6 die „konforme Alternativversion". Kapitel 10, das für herunterladbare Dokumente gilt, übernimmt diese Klausel nicht. Wir würden uns darauf deshalb nicht verlassen. Eine verbindliche Rechtsauskunft ist das nicht – wenn viel davon abhängt, lass es juristisch prüfen.
Muss ich alle alten PDFs nachziehen?
Nach § 1 Abs. 4 BFSG nicht: Bürodokumente, die vor dem 28. Juni 2025 veröffentlicht wurden, sind ausgenommen – solange sie unverändert bleiben. Für öffentliche Stellen gilt derselbe Gedanke mit dem Datum 23. September 2018. Sobald du ein Dokument anfasst und neu veröffentlichst, fällt die Ausnahme weg.
Was passiert mit meinen Dateien?
Verarbeitet wird auf einem Server in Deutschland. Ergebnisse und Zwischendateien werden nach 14 Tagen gelöscht. Für die Alternativtext-Vorschläge geht nur das jeweilige Bild an das KI-Modell, nicht das ganze Dokument.
Brauche ich WordPress?
Nein. Im Plugin Wave Access ist es am bequemsten, weil die Dokumente der Mediathek dort schon in einer Liste stehen. Ohne WordPress lädst du die Datei hoch und bekommst Bericht und aufbereitetes PDF zurück. Beide Wege sind gerade im Entstehen – siehe oben.
Und gescannte PDFs?
Ein Scan ohne Textebene ist ein Bild. Da hilft keine Tag-Struktur, da braucht es zuerst eine Texterkennung. Wave Docs erkennt diesen Fall, bricht die Aufbereitung ab und sagt es – statt ein Ergebnis zu erfinden.
Was ist mit Word- und PowerPoint-Dateien?
Wave Docs arbeitet an der PDF-Datei. Der bessere Weg beginnt aber im Ausgangsdokument: Wer in Word mit echten Überschriftenformaten, echten Listen und Alternativtexten arbeitet, exportiert ein PDF, das schon zur Hälfte in Ordnung ist – und muss weniger nachbessern.
- Kriterium 1.3.1: Info und BeziehungenWarum Struktur mehr ist als Optik – der Kern jeder Tag-Arbeit.
- Kriterium 1.1.1: Nicht-Text-InhaltWas ein Alternativtext leisten muss, im PDF wie im Web.
- Alternativtexte schreibenWann Beschreiben hilft und wann Schweigen die bessere Wahl ist.
- BFSG und EAAWer ab wann barrierefrei sein muss, mit Fristen und Ausnahmen.
- Website kostenlos scannenAutomatischer Bericht nach WCAG 2.1 A/AA – ohne Anmeldung.
Früher einsteigen?
Wave Docs geht mit dem nächsten Wave-Access-Release in die Breite. Wer vorher mitprüfen will, ist willkommen – sag uns, wie viele Dokumente bei dir liegen.
Was Wave Docs nicht kannFormularfelder werden geprüft, aber nicht automatisch beschriftet – eine Beschriftung ist eine inhaltliche Aussage. Zu schwache Farbkontraste lassen sich in der PDF-Datei nicht reparieren; dafür muss das Ausgangsdokument geändert werden. Verbundene Tabellenzellen brauchen eine Zuordnung, die im Inhalt liegt und nicht im Code. Und ein Scan ohne Textebene wird abgelehnt statt geschönt. Wir schreiben das hierhin, weil es sonst beim ersten schwierigen Dokument auffällt – und dann als Ausrede klingt.